Dowód z dokumentu

W większości spraw cywilnych podstawowym dowodem są dokumenty. Większość stosunków cywilnoprawnych jest w jakiś sposób dokumentowana, czasem dlatego, że wymagają tego przepisy, a często również ze względu na zapobiegliwość samych stron. Nie wszystko co potocznie uchodzi za dokument będzie nim również dla sądu, a moc dowodowa różnych typów dokumentów również nie jest jednakowa.

Rodzaje dokumentów w postępowaniu cywilnym

Podstawowy podział dokumentów opiera się na tym, kto sporządził dane pismo. W zależności od wystawcy dzielimy dokumenty na dwie opisane niżej kategorie.

Dokumenty urzędowe

Dokumenty urzędowe są wystawiane przez organy szeroko pojętej władzy publicznej. Chodzi o wszelkie organy państwowe i samorządu terytorialnego. Status dokumentów urzędowych mają również dokumenty wydawane przez pozarządowe organizacje zawodowe, samorządowe, spółdzielcze, które wykonują funkcje publiczne powierzone im przez ustawę.

Przykład:

Potwierdzenie nadania listu poleconego wydane przez operatora wyznaczonego jest dokumentem urzędowym. Pełniąca funkcje tego operatora Poczta Polska S.A. nie jest organem Państwa lecz spółką handlową, jednak na podstawie ustawy pełni funkcje publiczną polegająca na zapewnianiu obywatelom tzw. powszechnych usług pocztowych.

Dokument urzędowy jest bardzo cennym dowodem, ponieważ przysługuje mu domniemanie prawdziwości. Nie chodzi tu jedynie o autentyczność pisma, lecz o przyjęcie, że stwierdzone w nim okoliczności w rzeczywistości przedstawiają się tak jak w treści dokumentu.  Opisane domniemanie przysługuje dokumentom urzędowym jednak tylko w zakresie działania danego organu.

Przykład:

Zaświadczenie o wysokości dochodów wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego jest dowodem  wysokości dochodów danej osoby. Jeśli w tym samym dokumencie byłyby informacje, że np. podatnik korzystał z ulgi na dzieci lub rozliczał się wspólnie z małżonkiem, to domniemaniem prawdziwości nie byłaby objęta okoliczność pozostawania w związku małżeńskim ani posiadania dzieci. Kwestie stanu cywilnego nie należą bowiem do kompetencji organów podatkowych.

Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Jeżeli strona sama nie ma możliwości uzyskania odpisu lub wyciągu to sąd zwróci się do organu o jego wydanie.

Dowód z akt

Często w procesie cywilnym strony zgłaszają wnioski o przeprowadzenie dowodu z akt innej sprawy sądowej lub administracyjnej. Jest to jednak działanie błędne. Polskiej procedurze cywilnej nie jest znany dowód z akt. Można oczywiście przeprowadzić dowód z dokumentu znajdującego się w aktach, należy go jednak konkretnie oznaczyć.

 Dokumenty prywatne

To wszystkie dokumenty niepochodzące od wymienionych wyżej organów. Nie przysługuje im domniemanie prawdziwości, a więc stanowią dowód tylko tego, że podpisana pod takim dokumentem osoba złożyła oświadczenie zawarte w nim oświadczenie.

Przykład:

Autor listu pisze w nim o wysokości swoich dochodów. W przeciwieństwie do urzędowego zaświadczenia taki list nie dowodzi wysokości dochodu, lecz tylko tego, że jego autor oświadczył, że przedstawia się ona w określony sposób.

Jeżeli strona nie dysponuje dokumentem prywatnym, z którego chce przeprowadzić dowód, sąd zwróci się o jego wydanie do osoby, w której posiadaniu znajduje się dane pismo. Każdy jest zobowiązany wydać dokument na żądanie sądu, chyba, że dokument zawiera informacje niejawne.

Posiadacz dokumentu może uchylić się od jego przedstawienia sądowi również w sytuacji, gdy zeznając jako świadek na okoliczności objęte treścią dokumentu mógłby odmówić odpowiedzi na pytanie, lub posiada dokument w imieniu osoby, która mogłaby skorzystać z takiego prawa. Prawo odmowy odpowiedzi na pytania mają osoby najbliższe dla strony oraz osoby, dla których odpowiedź na pytanie oznaczałaby groźbę narażenia samej siebie lub osoby najbliższej na odpowiedzialność karną, hańbę, dotkliwą i bezpośrednią szkodę majątkową, a także naruszenie tajemnicy zawodowej lub tajemnicy spowiedzi.

Zasadą jest więc obowiązek przedstawienia dokumentu na żądanie sądu, a odmowa jego udostępnienia jest możliwa tylko wyjątkowo. Jak to jednak często bywa w prawie, przepisy przewidują również wyjątek od wyjątku:) Nie można odmówić wydania dokumentu, gdy jego posiadacz lub osoba trzecia są zobowiązani do  tego względem chociażby jednej ze stron albo gdy dokument wystawiony jest w interesie strony, która żąda przeprowadzenia dowodu. Strona nie może ponadto odmówić przedstawienia dokumentu, jeżeli szkoda, na którą byłaby przez to narażona, polega na przegraniu procesu.

Zaprzeczenie treści dokumentu

W związku z opisanymi wyżej domniemaniami ciężar dowodu zaprzeczenia prawdziwości dokumentu przedstawia się inaczej w zależności od kategorii, do której należy dany dokument.

Strona, która zaprzecza prawdziwości dokumentu urzędowego albo twierdzi, że zawarte w nim oświadczenia organu, od którego dokument ten pochodzi, są niezgodne z prawdą, zobowiązana jest udowodnić te okoliczności.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku dokumentów prywatnych, ale tylko tych które pochodzą od strony zaprzeczającej. Jeżeli więc strona zaprzecza, że podpisała dokument, który rzekomo pochodzi od niej lub przeczy prawdziwości jego treści zobowiązana jest udowodnić te okoliczności. Kiedy jednak strona zaprzecza prawdziwości dokumentu pochodzącego od innej osoby, to nie ma obowiązku tego udowadniać, gdyż zaprzeczenie powoduje konieczność udowodnienia prawdziwości dokumentu przez przeciwnika, który chce skorzystać z takiego dowodu.

Przykład:

Powód powołał dowód z listu, w którym pozwany przyznaje, że zaciągnął u niego pożyczkę. Jeżeli pozwany zaprzeczy prawdziwości takiego dokumentu, to będzie zobowiązany udowodnić swoje stanowisko. Gdyby jednak autorem listu, który powód zgłosił jako dowód istnienia pożyczki była osoba trzecia, to zaprzeczenie jego prawdziwości przez pozwanego, spowoduje konieczność udowodnienia prawdziwości listu przez powoda.

Ograniczenia dowodu przeciwko treści dokumentu

Zdarza się, że strony nie kwestionując autentyczności dokumentu twierdzą jednak, że jego treść nie oddaje prawdziwego obrazu łączącego je stosunku prawnego (np. strony uzgodniły ustnie inną cenę sprzedaży niż wskazana w pisemnej umowie), lub jest niekompletna (np. zapłata ceny sprzedaży została uzależniona od dodatkowych warunków nie wymienionych w umowie). Przeprowadzenie na taką okoliczność dowodu z przesłuchania świadków lub stron jest możliwe tylko wtedy, gdy nie doprowadzi to do obejścia przepisów o formie zastrzeżonej pod rygorem nieważności (np. sprzedaż nieruchomości może zostać dokonana wyłącznie w formie aktu notarialnego) i gdy ze względu na szczególne okoliczności sprawy sąd uzna to za konieczne.

Obowiązkowy dowód z dokumentu

W sytuacji gdy przepisy wymagają dla danej czynności prawnej formy pisemnej (w tym form kwalifikowanych takich jak np. akt notarialny), faktu zaistnienia takiej czynności oraz jej treści można dowodzić wyłącznie za pomocą ucieleśniającego ją dokumentu. Dowód ze świadków i z przesłuchania jest dopuszczalny wyłącznie w sytuacji, gdy dokument obejmujący czynność został zagubiony, zniszczony lub zabrany przez osobę trzecią.

Jeżeli forma czynności została zastrzeżona wyłącznie pod rygorem dowodowym (tzn. konsekwencją niedochowania formy nie jest nieważność czynności w całości lub w części, a jedynie niemożność dowodzenia w inny sposób niż za pomocą dokumentu), dowód ze świadków i z przesłuchania stron jest ponadto dopuszczalny jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę albo jeżeli zażąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą bądź fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma.

Uprawdopodobnienie, o którym mowa wyżej jest nazywane przez prawników „początkiem dowodu na piśmie”. Chodzi o przedstawienie innego pisma, z którego treści wynikałoby istnienie lub treść czynności, np. list, w którym strony piszą o zawartej umowie, pokwitowanie spełnienia świadczenia z takiej umowy itp.