Wydając orzeczenie kończące proces sąd decyduje również o tym, która ze stron powinna ponieść koszty postępowania. Znajomość zasad, które rządzą zwrotem kosztów procesu miedzy stronami jest więc niezbędna do podjęcia świadomej decyzji o zaryzykowaniu drogi sądowej.

Co wchodzi w skład kosztów procesu?

Oprócz opłat sądowych, których wniesienie jest warunkiem rozpoznania sprawy w skład kosztów procesu wchodzą wszystkie niezbędne wydatki służące ochronie interesu prawnego strony. W skład tych kosztów mogą więc wchodzić m.in. wynagrodzenie pełnomocnika, koszty przejazdów do sądu czy też zarobek strony, utracony w wyniku konieczności stawienia się w sądzie. 

Zwrot kosztów sądowych poniesionych przez stronę ogranicza się jednak do wysokości wynagrodzenia adwokata, przysługującego za prowadzenie sprawy danego rodzaju. Mowa tu przy tym nie o rzeczywistych kosztach rynkowych, a o tzw. stawkach minimalnych wynikających z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości.

Teoretycznie sąd orzekając o kosztach zastępstwa procesowego zobowiązany jest wziąć pod uwagę nakład pracy adwokata oraz stopień skomplikowania sprawy i na tej podstawie może przyznać stronie do sześciokrotności stawki minimalnej. W praktyce jednak z wielokrotnością stawki minimalnej jest jak z yeti – podobno ktoś ją kiedyś widział, ale twardych dowodów na to raczej nie ma. Oznacza to, że bez względu na to ile wydamy naprawdę na usługi adwokata lub innego pełnomocnika (w przypadku radców prawnych obowiązuje identyczna regulacja), sąd w razie wygranej zasądzi nam jedynie stawkę minimalną.

Wnosząc o przyznanie kosztów postępowania wybieramy czy sąd ma zasądzić zwrot według przedłożonego przez nas spisu kosztów czy też „według norm przepisanych”, czyli w oparciu o koszty ryczałtowe wynikające z przepisów.

Odpowiedzialność za wynik procesu

Naczelną zasadą rozliczania kosztów procesu jest obowiązek ich poniesienia przez stronę przegraną.

Przykład:

Sprawa o zapłatę 10.000 zł. Opłata stosunkowa wynosi 500 zł, a koszty adwokackie 1200 zł. Udzielenie pełnomocnictwa adwokatowi wiązało się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. W przypadku uwzględnienia powództwa w całości od pozwanego zostaną zasądzone na rzecz powoda koszty sądowe w wysokości 1717 zł.

Oczywiście w wypadku gdy strona przegrana korzystała z usług pełnomocnika, to do negatywnych konsekwencji procesu należy zaliczyć jeszcze jego wynagrodzenie. Zakładając, że w podanym przykładzie adwokat pobrał wynagrodzenie w stawce minimalnej ostateczny koszt przegrania sprawy w I instancji wyniesie  2917 zł, co stanowi prawie 30% dochodzonego roszczenia.

Powyższy przykład dowodzi więc jak ważna jest kalkulacja kosztów przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Pisząc o skierowaniu sprawy do sądu mam na myśli nie tylko wniesienie pozwu, lecz również zmuszenie do tego naszego przeciwnika, poprzez odmowę dobrowolnego zaspokojenia jego roszczenia. W tym ostatnim wypadku należy się również liczyć z koniecznością powiększenia długu o odsetki ustawowe (aktualnie wynoszą 13%).

Proporcjonalne rozliczenie kosztów

Nie zawsze proces cywilny można rozstrzygnąć tak jednoznacznie jak w powyższym przykładzie. Żądania pozwu mogą się okazać zasadne tylko w części. Sąd uwzględniając powództwo częściowo jest zobowiązany w taki sam sposób orzec o kosztach. Wymaga to przeprowadzenia następującej operacji:

• ustalenie w jakim stopniu każda ze stron przegrała sprawę i określenie go ułamkowo albo procentowo;
• wyliczenie kosztów poniesionych przez każdą ze stron i ich zsumowanie;
• wyliczenie kosztów które powinny obciążać każdą ze stron, poprzez pomnożenie sumy kosztów przez ułamek ustalony dla danej strony;
• porównanie wysokości kosztów rzeczywiście poniesionych przez każdą ze stron z kosztami, które powinny ją obciążać;
• Jeżeli koszty rzeczywiście poniesione przez daną stronę są wyższe od kosztów, które powinny ją obciążać na podstawie powyższego wyliczenia, to sąd przyzna jej zwrot różnicy od przeciwnika procesowego.

Załóżmy, że w podanym wyżej przykładzie sąd zasądził od pozwanego jedynie 7.000 zł. Powód przegrał więc sprawę w 30%, natomiast pozwany w 70%. Obie strony korzystały z usług adwokatów. Suma poniesionych przez strony kosztów  wyniesie więc 2934 zł (500 zł opłata od pozwu, 1200 zł adwokat powoda i 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, 1200 zł adwokat pozwanego i 17 zł opłaty skarbowej od jego pełnomocnictwa). Powód powinien ponieść koszty sądowe w wysokości 880 zł (30% z 2934 zł), natomiast pozwany w wysokości 2053,8 zł. Faktycznie powód poniósł koszty w wysokości 1717 zł, więc sąd przyzna mu od pozwanego 837 zł.

W przypadku gdy strona przegrała jedynie nieznacznie sąd może nie zastosować się do wskazanej wyżej reguły i zasądzić na jej rzecz zwrot całości poniesionych kosztów.

W wypadku gdyby żądanie pozwu zostało uwzględnione w przybliżeniu w połowie koszty sądowe zostaną wzajemnie zniesione, co oznacza po prostu, że żadna ze stron nie dostanie zwrotu kosztów od przeciwnika.

Wzajemne zniesienie kosztów jest również zasadą w przypadku zawarcia przez strony ugody, chyba że same strony umówią się inaczej.

Zwrot kosztów na rzecz strony przegranej

Pomimo przegrania sprawy przez pozwanego sąd przyzna mu zwrot kosztów, jeżeli nie podejmie on obrony i uzna przy pierwszej czynności żądanie pozwu, wykazując jednocześnie, że nie dał powodu do wytoczenia sprawy.

Taka regulacja ma za zadanie powstrzymywać obywateli od wnoszenia pozwów bez uprzedniej próby polubownego rozwiązania sporu. Jeśli powód wniósł pozew, nie wezwawszy uprzednio przeciwnika do dobrowolnej zapłaty, a ten ostatni od razu potwierdził zasadność żądania, to mamy do czynienia z niepotrzebnym angażowaniem sądu. Sankcją za takie zachowanie jest utrata możliwości zwrotu kosztów oraz konieczność refundacji kosztów poniesionych przez pozwanego. Pozwany faktycznie przegrywa więc sprawę, ale w zakresie kosztów jest traktowany jako zwycięzca.

Zasada zawinienia

Niezależnie od wyniku procesu sąd może obciążyć stronę obowiązkiem zwrotu kosztów, wywołanych jej niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym postępowaniem. Jako przykład takich zachowań przepisy wymieniają m.in. uchylenie się od wyjaśnień lub złożenie wyjaśnień niezgodnych z prawdą, zatajenie lub opóźnienie powołania dowodów, a także nieusprawiedliwioną odmowę poddania się mediacji, na którą strona uprzednio wyraziła zgodę.

Należy podkreślić, że wskazana zasada nie wyłącza działania ogólnej regulacji, w myśl której koszty procesu ponosi przegrany. Obowiązek zwrotu kosztów na zasadzie zawinienia nie dotyczy całokształtu kosztów postępowania, a jedyne tej ich części, która została wywołana niesumiennym postępowaniem.

Zasada słuszności

W wyjątkowych wypadkach, uzasadnionych szczególną sytuacją życiową strony przegrywającej sprawę, sąd może zasądzić od niej tylko część kosztów albo nie obciążać jej w ogóle kosztami. W praktyce spotkałem się z takim rozstrzygnięciem w sprawach, w których sąd uwzględniał żądanie eksmisji wobec bardzo ubogich osób oraz w sprawach z zakresu prawa pracy, gdy odwołanie pracownika od wypowiedzenia umowy przez pracodawce okazało się niezasadne, a powód był osobą bezrobotną i nie posiadającą oszczędności.

Wniosek o zasądzenie kosztów

W wypadku gdy strona jest reprezentowana przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego sąd przyzna jej zwrot kosztów sądowych wyłącznie na wniosek. Granicznym terminem do zgłoszenia takiego żądania jest zamknięcie rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie wyroku.

W przypadku strony działającej bez profesjonalnego pełnomocnika (czyli samodzielnie lub z innym pełnomocnikiem niż wyżej wymienieni) sąd orzeka o kosztach postępowania z urzędu.